Neustálé kontrolování příchozí pošty nás jen vyrušuje od práce, které se věnujeme. Jak tomu tedy zabránit?
Původní idea všech elektronických pomocníků byla pomáhat nám. Díky nim jsme se měli stát produktivnějšími. Jenže my dnes místo toho ignorujeme své blízké a neustále kontrolujeme e-maily atd. Skutečnou práci pak děláme brzy ráno nebo naopak večer.
Věc se má tak, že ani ten nejchytřejší telefon z vás neudělá superproduktivního manažera. Spíše naopak – převálcuje vás. Stačí si ale osvojit pár triků, díky kterým zvládnete e-mail využívat efektivně.
1. Žádná oznámení
Nenechte svůj počítač či telefon, aby vám neustále připomínal, že máte novou poštu. Vy sami se můžete rozhodnout, kdy ji zkontrolujete. Neztrácejte proto čas tím, že budete každých pár minut odpovídat na právě příchozí e-mail, ale vyhraďte si na to konec pracovní doby. Jinak hrozí, že si lidé na vaše rychlé odpovědi zvyknou a začnou je od vás neustále vyžadovat. A to určitě nechcete.
2. Třiďte
Vytvořte si filtry, které automaticky roztřídí došlou poštu. Na ty nejnutnější e-maily se pak dívejte, když máte zrovna čas. Ostatní pak nechte až na později a vyřešte je všechny najednou.
3. Definujte si svá pravidla
Je dobré – v rámci firmy, ale také sami pro sebe – stanovit určitá pravidla. (a samozřejmě je také dodržovat). Například si určete, do kdy musíte reagovat na příchozí e-maily nebo jakou podobu má e-mail vlastně mít. Je dobré hned v úvodu jasně definovat, oč jde a koho se to týká.
4. Zjednodušte to
Pokud chcete dostat jasnou a rychlou odpověď, zapomeňte na otevřené otázky či nabízení přílišného množství variant odpovědí. Pokud totiž píšete někomu, kdo dostává denně třeba i stovky e-mailů, nemusíte od něho dostat odpověď vůbec. Když totiž po někom chcete složité odpovědi, má tendenci rozhodnutí neustále odkládat. Ideální tedy jsou otázky na ANO/NE, případně výběr jen ze DVOU variant.
5. Osvojte si zkratky
Existuje množství zkratek, které vám komunikaci ještě více ulehčí. Můžete je využít už v samotném předmětu e-mailu, díky čemuž příjemce okamžitě pochopí, co od něj vyžadujete. Jednotlivé zkratky najdete na různých webových stránkách.
Přečtěte si články o: time management, Getting things done (GTD), komunikace, produktivita, vedení porad
